「伝」電子証憑伝送サービスとは？

当サービス「伝（でん）」は、毎月郵送している請求書、納品書、領収書、見積書などを電子化した証憑（しょうひょう）PDFファイルとして、メールに添付するよりも安全にコストを抑えつつ顧客へ送るためのサービスです。

毎月10通〜20通の請求書や納品書を郵送している中小企業様からご利用いただけるサービスとなっております。

また、現在お使いの請求書や納品書のを発行している販売管理システムやソフトへの変更がほとんど必要なくご利用頂けるサービスとなっております。

エクセルで作成した請求書をPDF形式で出力したり、手書きの請求書をスキャナでPDF形式で保存したPDFファイルでもお送りすることが可能です。

※当サービス「伝」は法人様、個人事業主様向けのサービスです。

安全に証憑PDFをお届けする仕組み

  1. 貴社で、顧客に入力して頂くキー（秘密の言葉のようなもの）を2種類決めます。
    顧客にはそのキーに対する内容（答え）をそれぞれ決めていただきます。
  2. 貴社は、証憑PDFファイルを作成したら、顧客毎に証憑PDFファイル、2つのキー、送信先メールアドレスを一組にして「伝」へ登録（アップロード）します。
  3. 登録（アップロード）と同時に顧客へは、証憑PDF毎に異なる専用のURLが電子メールで送信されます。
  4. 顧客は、受信した電子メールの専用URLへブラウザでアクセスし、1.で決めたキー2つを画面に入力します。
    専用URL、キー2つの全てが一致すると証憑PDFファイルが表示されます。
    表示された証憑PDFファイルは、印刷、ダウンロードして頂くことができます。

「伝」電子証憑伝送サービスを利用するメリット

郵送コストの削減

最大のメリットは、請求書などの郵送にかかるコスト（郵送代や切手代、印刷代、封筒代など）を削減できることです。

切手代84円で試算すると、毎月50通の請求書を郵送すると約5,500円程のコストがかかります。
毎月100通の請求書を郵送すると11,000円程の費用がかかります。

その毎月のコストを、50通の場合、約2,200円程に抑えることができます。
100通の場合、約3,800円程に抑えることができます。

2024年10月には今の84円から110円に値上げが行われる予定となっております。（2024年6月現在）

システム改修費用の削減

自社の販売管理システムを請求書を印刷からPDF出力に変更するだけでも、それなりの改修費用がかかると思います。
さらに顧客に安全に請求書PDFを届ける方法を実装するとなるとさらに改修費用が必要になります。
当サービスは、請求書を電子化し、PDFファイルで出力するところまでは実装できているが、顧客にそのPDFを安全に確実に届ける方法を模索しているという中小企業様、個人事業主様向けのサービスとなっております。
システム改修や開発に費用をかけるよりも短期間にリーズナブルにご利用いただけるサービスだと考えております。

電子化した請求書などの証憑PDFファイルを安全にお届け

電子化した請求書などの証憑PDFファイルを送付するのは情報漏洩に十分注意が必要です。
電子メールに添付して請求書PDFを送信する場合、情報の抜き取りや、添付ファイルの間違い、送信先メールアドレスの間違いなどによる誤送信による情報漏洩に十分注意が必要になります。
当サービスでは、毎回、送付先毎にPDFダウンロード専用URLが発行され、顧客と予め決めたキーが2つ一致しないとPDFを表示することができなくなっています。専用URLでは、指定した回数以上、指定した期間以降もPDFを表示することができなくなっています。
さらに、顧客が専用URLにアクセスし、表示した回数や最後に表示した日時も分かるようになっておりますので、請求書などの証憑PDFを表示していない顧客を確認する事も可能になっております。
※ダウンロード済みのPDFファイルの表示の有無、回数、日時を取得することはできません。

「伝」のココがポイント！

  • 電子メール情報の抜き取りによる情報漏洩対策
    証憑PDFファイルを電子メールに添付して送信しないので、情報を抜き取られ、専用URLが分かったとしても、2つのキーがわからなければ証憑PDFの内容が情報漏洩することがありません。
  • 電子メールの誤配による情報漏洩の危険性も軽減
    証憑PDFファイルを電子メールに添付して送信している場合、電子メールを送信してしまった後では、取り返しがつきませんが、「伝」では、証憑PDFファイルと専用URL情報を削除することで対処が可能です。
  • 証憑PDFファイルにパスワードをかける必要がない
    ファイルにパスワードを掛けてしまうと、受け取った方が開こうとする毎にパスワードを入力する必要があるので不便です
    また、パスワードを失念してしまった時の問い合わせの対応も必要ありません。
  • 証憑PDFの専用URLへのアクセス状況が確認可能
    専用URLの有効期限、アクセスできる回数を設定しますので、アクセスを制限できます。
    アクセスのあった回数、最後のアクセス日時をサイト上で確認することができます。
  • 最大500件分までの一括アップロードとメール送信が可能
    500件分までのメールの送信先アドレスと、2つのキー、証憑PDFのファイル名を一覧にしたCSVファイルと、一覧に含めた証憑PDFファイルを一括で登録（アップロード）が可能で、処理と同時に電子メールで専用URLを送信します。
    500件分までのメール送信が可能な、メール配信システムを採用しています。
  • 請求書払い（20日、月末締め）に対応
    Paid請求書払いサービスを採用することで、請求書発行によるお支払いに対応しています。
    お支払いは、銀行振込、口座振替、コンビニ払いから選択が可能です。
    ※Paid請求書払いについて詳しくはこちらをご確認ください。

「伝」電子証憑伝送サービスの機能

証憑PDF ファイルのアップロードと電子メール送信

請求書、納品書、見積書、領収書など伝票、証憑（しょうひょう）を電子化した証憑PDFファイルをアップロードします。

アップロード方法は、5件分までの簡単送信と、500件分までアップロードと電子メール送信ができる一括送信があります。

PDF ファイルのアップロードと同時に予め設定したメール内容に、ダウンロード専用URLを埋め込んだメールを送信することができます。

メール送信時の送信元メールアドレスは、自社メールアドレスまたは当サービスのメールアドレスのどちらか選択が可能です。

※メールの送信には、送信元メールアドレスのドメインに設定が必要になります。
※フーリーメールアドレスなど一部、送信できないメールアドレスがあります。

アップロードした証憑PDF ファイルと宛先一覧

アップロードしている証憑PDF ファイル、第一キー、第二キー、専用ダウンロードURL、表示有効期限、PDF ファイルの表示回数、PDF ファイルの最終表示日時の一覧が検索、表示できます。

まだ表示されていない証憑PDFの抽出も可能です。

証憑PDFファイルを間違ってアップロードしてしまった場合、一覧から削除する事可能です。

証憑PDF ファイル表示

PDFファイル一覧よりアップロードした証憑PDF ファイルを表示して、請求書や納品書の宛先など間違いがないか確認することができます。

第一キー、第二キー設定

顧客にPDF ファイルを表示する時に必要な第一キーと第二キーの名称を設定することができます。

例として、第一キーに「お客様番号」、第二キーに「電話番号」や、第一キーに「ご注文番号」、第二キーに「お名前」など。

有効期限設定

PDF ファイルをアップロードしてから何日間、ダウンロード専用URLを有効にするか設定できます。

ただし、最大で70日間までの設定となります。

最大表示回数設定

PDF ファイルをアップロードしてから何回表示できるか設定できます。

ただし、最大で10回までの設定となります。

PDF ファイルサイズアップ（有料オプション）

PDF ファイルのサイズ上限は通常512KBまでとなりますが、1024KB（1MB）までのPDF ファイルをアップロードすることができます。

「伝」電子証憑伝送サービスの料金

レンタルプランライト30ライト50ライト80ミドル100
月間30通まで
送信可能		月間50通まで
送信可能		月間80通まで
送信可能		月間100通まで
送信可能
初期費用無料
基本料金
(10%税込)		6カ月
5,940円		6カ月
9,900円		6カ月
15,840円		3カ月
8,250円
月間送信可能数30通/月50通/月80通/月100通/月
超過配信不可
※月間送信可能数を超えて送信する事はできません。
PDFファイルサイズアップ
(512KB→1024KB)
(10%税込)		6カ月
5,940円		6カ月
9,900円		6カ月
15,840円		3カ月
8,250円
無料お試し配信最大15日間、20通まで。
※条件を満たした場合に限ります。
お支払い方法Paid（請求書払い）
お申し込み
レンタルプランミドル120ミドル150ミドル180ヘビー200
月間120通まで
送信可能		月間150通まで
送信可能		月間180通まで
送信可能		月間最大10,000通まで
送信可能
初期費用無料
基本料金
(10%税込)		3カ月
9,900円		3カ月
12,375円		3カ月
14,850円		1カ月
5,500円
月間送信可能数120通/月150通/月180通/月200通/月
超過配信不可
※月間送信可能数を超えて送信する事はできません。		可能
27.5円/通(税込)(税別 25円/通)
※最大9,800通/月まで
PDFファイルサイズアップ
(512KB→1024KB)
(10%税込)		3カ月
9,900円		3カ月
12,375円		3カ月
14,850円		1カ月
5,500円
無料お試し配信最大15日間、20通まで。
※条件を満たした場合に限ります。
お支払い方法Paid（請求書払い）
お申し込み

※当サービスのレンタルプランの料金は決済代行サービスPaid(ペイド)にてお支払いいただきます。お申し込みの際、Paidへのお申し込みも同時に行います。Paidの利用開始には審査がございます。
支払方法 - Paid（請求書払い）ついて

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