電子化した請求書などの証憑PDFファイルを安全にお届け
電子化した請求書などの証憑PDFファイルを送付するのは情報漏洩に十分注意が必要です。
電子メールに添付して請求書PDFを送る場合、情報の抜き取りや、添付ファイルの間違い、送信先メールアドレスの間違いなどによる誤送信による情報漏洩に十分注意が必要になります。
当サービスでは、毎回、送付先毎にPDFダウンロード専用URLが発行され、顧客と予め決めたキーが2つ一致しないとPDFを表示することができなくなっています。専用URLでは、指定した回数以上、指定した期間以降もPDFを表示することができなくなっています。
さらに、顧客が専用URLにアクセスし、表示した回数や最後に表示した日時も分かるようになっておりますので、請求書などの証憑PDFを表示していない顧客を確認する事も可能になっております。
※ダウンロード済みのPDFファイルの表示の有無、回数、日時を取得することはできません。
安全に証憑PDFをお届けする仕組み
- 貴社で、顧客に入力して頂くキー（秘密の言葉のようなもの）を2種類決めます。
顧客にはそのキーに対する内容（答え）をそれぞれ決めていただきます。 - 貴社は、請求書や納品書などの証憑PDFファイルを作成したら、顧客毎に証憑PDFファイル、2つのキー、送信先メールアドレスを一組にして「伝」へ登録（アップロード）します。
- 登録（アップロード）と同時に顧客へは、請求書や納品書などの証憑PDF毎に異なる専用のURLが電子メールで送信されます。
- 顧客は、受信した電子メールの専用URLへブラウザでアクセスし、1.で決めたキー2つを画面に入力します。
専用URL、キー2つの全てが一致すると請求書や納品書などの証憑PDFファイルが表示されます。
表示された証憑PDFファイルは、印刷、ダウンロードして頂くことができます。
「伝」のココがポイント！
電子メール情報の抜き取りによる情報漏洩対策
請求書や納品書などの証憑PDFファイルを電子メールに添付して送信しないので、情報を抜き取られ、専用URLが分かったとしても、2つのキーがわからなければ証憑PDFの内容が情報漏洩することがありません。
電子メールの誤配による情報漏洩の危険性も軽減
請求書や納品書などの証憑PDFファイルを電子メールに添付して送る場合、電子メールを送ってしまった後では、取り返しがつきませんが、「伝」では、証憑PDFファイルと専用URL情報を削除することで対処が可能です。
証憑PDFファイルにパスワードをかける必要がない
PDFファイルにパスワードを掛けてしまうと、受け取った方が開こうとする毎にパスワードを入力する必要があるので不便です
また、パスワードを失念してしまった時の問い合わせの対応も必要ありません。
証憑PDFの専用URLへのアクセス状況が確認可能
専用URLの有効期限、アクセスできる回数を設定しますので、アクセスを制限できます。
請求書や納品書などの証憑PDFファイルにアクセスのあった回数、最後のアクセス日時をサイト上で確認することができます。
最大500件分までの一括アップロードとメール送信が可能
500件分までのメールの送信先アドレスと、2つのキー、証憑PDFのファイル名を一覧にしたCSVファイルと、一覧に含めた証憑PDFファイルを一括で登録（アップロード）が可能で、処理と同時に電子メールで専用URLを送信します。
500件分までのメール送信が可能な、メール配信システムを採用しています。
請求書払い（20日、月末締め）に対応
Paid請求書払いサービスを採用することで、請求書発行によるお支払いに対応しています。
お支払いは、銀行振込、口座振替、コンビニ払いから選択が可能です。